L'organisation efficace d'une assemblée générale (AG) de copropriété est une pierre angulaire de la bonne gestion immobilière, surtout dans les régions prisées comme Fréjus, Saint-Raphaël, Puget et Roquebrune sur Argens. Chez ARGENS, syndic de copropriété reconnu, nous comprenons l'importance de ces rencontres démocratiques et offrons des services sur-mesure pour assurer leur succès."
Afin de préparer au mieux chaque copropriétaire aux décisions importantes, ARGENS innove en organisant des web conférences avant chaque AG. Ces sessions permettent de clarifier les points à l'ordre du jour, de détailler chaque résolution proposée et de répondre aux questions en direct, garantissant ainsi une prise de décision éclairée et une participation accrue.
La convivialité et la transparence sont au cœur de notre approche. C'est pourquoi nous organisons régulièrement des soirées d'information où la gestion des copropriétés est expliquée dans une ambiance chaleureuse et amicale. Ces événements permettent aux résidents de Fréjus, Saint-Raphaël, Puget et Roquebrune sur Argens de se familiariser avec les enjeux de la copropriété et de nouer des liens avec leur syndic de copropriété local.
Quel délai à respecter pour l'envoi de la Convocation ?
Le délai standard de notification de convocation est d'au moins vingt et un jours francs avant la tenue l'assemblée. Il faut prévoir les délais d'acheminement, c'est pourquoi nous préférons envoyer les convocations 1 mois avant, afin d'être sûr que les délais soient respectés surtout si certains copropriétaires sont des étrangers. Si le règlement de copropriété stipule une période plus longue, elle est respectée, garantissant que toutes les bases légales sont couvertes.
Rigueur dans le Calcul du délai de convocation
La précision dans le calcul du délai de convocation est cruciale. Un copropriétaire convoqué hors délai peut demander l'annulation de l'assemblée générale sans devoir prouver un préjudice. Voici les règles que nous suivons :
- Pour les envois par lettre recommandée : Le délai de vingt et un jours commence le lendemain de la première présentation de la lettre au domicile du destinataire.
- Pour les convocations remises en main propre : C'est la date de signature qui compte. Le délai commence à courir dès le lendemain.
- Pour les convocations électroniques : Le point de départ est le lendemain de l'avis transmis par le prestataire de services de confiance qualifié.
Quand est-il pour les Convocations en cas d'urgence ?
Dans des situations d'urgence, le syndic peut convoquer une AG sans respecter le délai habituel. La loi ne précisant pas les critères d'urgence, c'est à notre discrétion professionnelle d'évaluer la situation. Toutefois, le délai accordé doit toujours permettre aux copropriétaires d'être correctement informés de la réunion.
En cas de contestation, c'est le tribunal qui tranchera. Les tribunaux estiment généralement que les mesures urgentes doivent concerner l'ensemble de la collectivité (sécurité ou pertes de jouissance ...).
L'Importance de la Clarté de l'Ordre du Jour dans les Assemblées Générales
La rédaction de l'ordre du jour est une étape clé pour garantir la légitimité des décisions prises lors des assemblées générales. Chez ARGENS, nous accordons une attention particulière à la précision et à la clarté de chaque point soumis au vote, conscient que toute ambiguïté peut entraîner l'annulation des délibérations par la justice.
Clarté et Précision des points à voter
Chaque question de l'ordre du jour doit être formulée avec soin pour éviter toute équivoque. Des résolutions antérieures ont été annulées par les tribunaux pour des libellés jugés trop imprécis, comme dans le cas de décisions relatives à la fermeture de terrasses ou de travaux exécutés par un copropriétaire.
Vote distinct et lien entre les questions
Il est essentiel que chaque question de l'ordre du jour fasse l'objet d'un vote séparé, sauf dans des cas exceptionnels où les questions sont étroitement liées, comme pour le renouvellement du syndic, la détermination de sa rémunération, le vote de travaux avec sous-résolution (vote de principe, du choix de l'entreprise, du financement et honoraires syndic).
Le Droit d'Inscription d'une question à l'ordre du jour par les Copropriétaires
Chez ARGENS, la contribution active des copropriétaires est encouragée. La demande d'inscription d'une question à l'ordre du jour doit parvenir au syndic en temps utile pour être considérée pour la prochaine assemblée générale.
Délais et Conditions de Demande
Pour être prise en compte, la demande doit être effectuée avant que le syndic commence à établir les convocations. En cas de réception tardive, le syndic peut reporter la question à l'assemblée générale suivante. Il est aussi parfois nécessaire de joindre un projet de résolution à la demande, notamment pour des travaux qui impactent les parties communes ou l'aspect extérieur de l'immeuble.
Obligation du Syndic et précisions requises
Le syndic a l'obligation d'inscrire les questions valablement soumises à l'ordre du jour. Il n'est pas de son ressort de juger de l'opportunité de ces questions. Toutefois, il doit informer le demandeur si des éléments manquants ou une formulation imprécise risquent de compromettre la demande. Les documents et renseignements nécessaires doivent accompagner la question pour qu'elle soit valide.
Droit de Proposition et Vote par Correspondance
Droit de Proposition du Copropriétaire
Chez ARGENS, le respect des droits de chaque copropriétaire est primordial. Si le syndic ne prend pas en compte une question légitimement soumise par un copropriétaire, cela pourrait entraîner l'annulation de l'assemblée générale si la résolution avait le potentiel d'influencer les autres points de l'ordre du jour. Nous conseillons aux copropriétaires de collaborer avec le syndic pour formuler leurs propositions de résolution et rassembler les pièces nécessaires.
Le Vote par Correspondance simplifié
Nous avons intégré la possibilité de voter par correspondance avant la tenue de l'assemblée générale, conformément à l'article 17-1 A de la loi de 1965. Les copropriétaires utilisent pour cela le formulaire standard fourni avec la convocation, lequel peut être adapté sans que ses mentions obligatoires soient supprimées.
Pour être valides, les formulaires de vote par correspondance doivent parvenir au syndic au moins trois jours ouvrables avant la réunion. Les votes sont exprimés pour, contre ou en abstention pour chaque résolution.
Attention aux Résolutions Amendées
Une vigilance est nécessaire car si une résolution votée par correspondance est amendée pendant l'assemblée, le vote du copropriétaire par correspondance est considéré comme nul pour cette résolution modifiée. Dans ce cas, le syndic doit notifier le procès-verbal au copropriétaire pour lui permettre de contester la décision, si nécessaire.
Est-ce que la présence du copropriétaire prévaut sur le Vote par Correspondance ?
Un copropriétaire peut choisir de revenir sur sa décision de voter par correspondance en se présentant à l'assemblée générale. Sa présence annule alors son vote par correspondance, privilégiant ainsi son droit à participer directement aux délibérations.
Les Documents Annexes : Une Procédure Déterminante pour le Vote
La notification des documents annexes est une composante essentielle de la préparation de l'assemblée générale chez ARGENS. Ces documents, indispensables pour la prise de décisions éclairées, doivent être communiqués aux copropriétaires selon des règles strictes pour assurer la validité des délibérations.
Notification conforme aux Exigences Légales
En accord avec l'article 11 du décret de 1967, certains documents doivent être annexés à la convocation pour que les décisions prises lors de l'AG soient valides. Parmi ceux-ci figurent le projet de budget prévisionnel et le projet de contrat de syndic. Si certains documents ne sont pas correctement communiqués, les résolutions votées peuvent être annulées en justice.
Mise à disposition numérique et accès sécurisé
Pour une gestion moderne et efficace, ARGENS met à disposition ces documents essentiels sur un espace en ligne sécurisé (l'extranet copropriétaire), si le copropriétaire a donné son accord exprès. Cela permet un accès continu et facile aux informations importantes et contribue à la transparence de la gestion.
Preuve de notification et conséquences juridiques
La jurisprudence est intransigeante : en cas de litige, il incombe au syndic de prouver que les documents ont été inclus avec les convocations. L'absence de préjudice ou la connaissance des informations par d'autres moyens ne sont pas des excuses valables pour négliger cette formalité.
Notification rigoureuse des projets de résolution chez ARGENS
Exigences de notification des textes de décision
Pour chaque assemblée générale (AG), ARGENS s'assure que les projets de résolution, ou textes de décision, soient notifiés avec l'ordre du jour. Cette exigence légale est particulièrement importante pour des cas tels que les votes sur des travaux d'amélioration, les autorisations de travaux sur les parties communes ou l'aspect extérieur de l'immeuble, ou encore pour autoriser le syndic à agir en justice.
Responsabilités en cas de demande d'Inscription à l'ordre du Jour
Lorsqu'un copropriétaire ou le conseil syndical demande l'inscription d'une question à l'ordre du jour, le projet de résolution associé doit être joint à la demande. Cette précision assure que les copropriétaires sont pleinement informés et prêts à voter en connaissance de cause lors de l'AG.
Projets de résolution pour les demandes spécifiques
Si un copropriétaire souhaite convoquer une AG spécifique qui concerne uniquement ses droits et obligations, il doit accompagner sa demande d'un projet de résolution détaillé pour chaque question soumise.
Documents Informatifs et obligation de notification
Bien que l'absence de notification d'un document obligatoire puisse entraîner la nullité d'une décision si contestée en justice, nous veillons également à communiquer certains documents qui, bien que simplement informatifs, sont essentiels pour l'information complète des copropriétaires.
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