Le contrôle des comptes annuels par le conseil syndical est une étape cruciale dans la gestion d'une copropriété. Cet exercice de vérification permet d'assurer la transparence et la bonne gestion financière par le syndic. Voici les points essentiels à examiner lors de ce contrôle, en référence à la loi du 10 juillet 1965 et aux pratiques recommandées.
1. Préparation et Accès aux Documents
Avant la réunion avec le syndic, le conseil syndical doit demander la communication des pièces comptables par mail pour préparer la vérification. Cela inclut les relevés bancaires, les factures, les contrats et tout autre document pertinent . L'article 21 de la loi du 10 juillet 1965 stipule que le conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion, ce qui implique un droit d'accès aux documents relatifs à la gestion de la copropriété.
2. Vérification des Comptes
Le conseil syndical doit examiner minutieusement les comptes de la copropriété, en s'assurant que chaque dépense est justifiée par une facture correspondante et que les recettes sont correctement enregistrées. Il convient de rapprocher chaque élément comptable du décompte budgétaire proposé par le syndic
3. Contrôle des Charges de Copropriété
Les charges de copropriété doivent être contrôlées pour vérifier leur adéquation avec les budgets prévisionnels et les travaux autorisés par l'assemblée générale. Il est important de s'assurer que les dépenses sont réparties conformément aux clés de répartition définies dans le règlement de copropriété
4. Analyse des Contrats et Marchés
Le conseil syndical doit contrôler les conditions dans lesquelles les marchés et contrats ont été passés et exécutés, en vérifiant notamment que les montants facturés correspondent aux montants négociés et que les formules de révision des contrats sont correctement appliquées
5. Suivi du Budget Prévisionnel
Le budget prévisionnel doit être suivi pour s'assurer que les dépenses correspondent aux prévisions et que les écarts sont justifiés. Le conseil syndical doit également vérifier que les provisions pour travaux et les fonds de réserve sont correctement utilisés et que les comptes séparés sont bien gérés conformément à la loi
6. Vérification des Factures et Paiements
Il est essentiel de vérifier le montant des factures, leur conformité avec les devis et les prestations demandées, et de s'assurer que les travaux ont été autorisés et réalisés aux dates prévues. Les paiements doivent être contrôlés pour éviter les doublons ou les erreurs de comptabilisation
7. Respect des Procédures Légales
Le conseil syndical doit s'assurer que le syndic respecte les procédures légales, notamment en ce qui concerne l'ouverture et la gestion des comptes bancaires séparés, la communication des relevés périodiques et la remise des documents en cas de changement de syndic
Conclusion
Le contrôle des comptes annuels par le conseil syndical est un processus rigoureux qui nécessite une préparation minutieuse et une connaissance approfondie des obligations légales et des pratiques comptables. En suivant ces étapes clés et en exerçant son droit de contrôle, le conseil syndical joue un rôle fondamental dans la préservation des intérêts financiers de la copropriété et dans la promotion d'une gestion transparente et efficace.
Chez ARGENS Syndic nous préconisons un contrôle des comptes intermédiaire par le conseil syndical à minima 1 fois en milieu d'exercice sans attendre la fin de l'année, cela permet notamment de corriger la trajectoire budgétaire si besoin et de faire une situation, notre salle de réunion à port-fréjus.
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